1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

Ik ben verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de GDPR.

2. Welke gegevens verzamel ik

2.1 Wanneer je het contactformulier invult of een afspraak maakt via Calendly

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (indien je dat invult)
• Korte omschrijving van jouw vraag of de reden van de afspraak
• Tijdstip waarop je het formulier invult of de afspraak maakt

2.2 Wanneer je in begeleiding komt

Naast de gegevens hierboven hou ik een patiëntendossier bij met:

• Identificatiegegevens (naam, geboortedatum, adres)
• Contactgegevens (e-mail, telefoon)
• Aantekeningen over de begeleiding, jouw verhaal en de evolutie
• Eventuele relevante medische of psychische voorgeschiedenis die jij zelf deelt
• Data van afspraken en betalingen

Deze dossiers worden momenteel op papier bijgehouden in afgesloten archiefmappen. In de nabije toekomst worden ze gedigitaliseerd. In dat geval kies ik voor een systeem dat voldoet aan de GDPR-eisen voor gezondheidsgegevens.

2.3 Wanneer je iets aankoopt in het online aanbod

• Naam en adres
• E-mailadres
• Facturatiegegevens (eventueel btw-nummer en bedrijfsnaam)
• Bestelhistoriek
• Betaalgegevens via Plug&Pay en Mollie (ik zie nooit jouw bankkaartnummer of volledige rekeninggegevens)
• Voor toegang tot het online aanbod via Notion: het e-mailadres dat je opgeeft voor de gedeelde toegang

2.4 Automatisch via de website

• Technische gegevens zoals IP-adres, type toestel, browser en besturingssysteem
• Bezochte pagina’s en tijdstip van bezoek
• Gegevens via cookies (zie punt 7)

3. Patiëntendossiers en beroepsgeheim

Als klinisch psychologe ben ik gebonden aan het beroepsgeheim. Dit is geregeld in artikel 458 van het Strafwetboek en in de deontologische code van de Psychologencommissie. Patiëntendossiers vallen daardoor onder een striktere bescherming dan andere persoonsgegevens.

Concreet betekent dit:

• Wat in een gesprek wordt gedeeld blijft strikt vertrouwelijk.
• Patiëntendossiers worden nooit gedeeld met derden zonder jouw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming, behalve in de wettelijk bepaalde uitzonderingsgevallen (bijvoorbeeld een ernstig en actueel gevaar voor jou of voor anderen).
• Patiëntendossiers worden 30 jaar bewaard na het laatste contact. Dit is de wettelijke bewaartermijn voor gezondheidszorgberoepen.
• Dossiers worden bewaard in afgesloten archiefmappen, op een beveiligde locatie waar enkel ik toegang tot heb.
• Bij digitalisering in de toekomst kies ik voor een systeem met passende beveiliging voor gezondheidsgegevens.

4. Waarom verzamel ik deze gegevens

• Om een afspraak met jou in te plannen of te bevestigen.
• Om jouw begeleiding kwalitatief en zorgvuldig te kunnen voeren.
• Om jouw vraag of bericht te beantwoorden.
• Om aankopen in het online aanbod te verwerken en je toegang te bezorgen.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhouding en facturatie.
• Om de werking van de website te verbeteren via geanonimiseerde statistieken.

5. Op welke grondslag verwerk ik gegevens

Volgens de GDPR verwerk ik jouw gegevens op basis van:

• Toestemming wanneer je het contactformulier invult of zelf gegevens deelt.
• Overeenkomst wanneer je een afspraak boekt of een product aankoopt.
• Wettelijke verplichting voor boekhouding, facturatie en het bijhouden van patiëntendossiers volgens de regels van het beroep.
• Vitaal belang in uitzonderlijke situaties waarin jouw veiligheid of die van anderen op het spel staat.
• Gerechtvaardigd belang voor het analyseren en verbeteren van de website.

6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens

• Contactformulier en eenmalige berichten: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Patiëntendossiers: 30 jaar na het laatste contact (wettelijke bewaartermijn).
• Aankoopgegevens en facturen: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn voor boekhouding).
• Toegang tot het online aanbod: zolang je het product gebruikt.
• Cookies en analytics: volgens de bewaartermijnen die je in de cookiebanner kan instellen, met een maximum van 14 maanden voor Google Analytics.

7. Cookies

Mijn website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes die tijdens jouw bezoek op jouw toestel worden geplaatst. Sommige zijn noodzakelijk voor de werking van de website, andere helpen mij om de website te verbeteren via Google Analytics.

Bij jouw eerste bezoek krijg je een cookiebanner waarin je kan kiezen welke cookies je toelaat. Je kan deze keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

8. Met wie deel ik jouw gegevens

Ik deel jouw gegevens enkel met de partners die ik nodig heb om mijn werk en mijn website te laten draaien. Met al deze partners heb ik verwerkersovereenkomsten, en zij voldoen aan de GDPR.

Concreet:

• Combell voor de hosting van mijn website (België).
• WordPress en WPForms voor de werking van de website en het contactformulier.
• Calendly voor de online afsprakenplanner.
• Plug&Pay en Mollie voor de betalingen van het online aanbod.
• Notion voor het verspreiden van het online aanbod (e-books en videotrainingen).
• Accountable voor de boekhouding en facturatie.
• Google Analytics voor het meten van het websitegebruik (geanonimiseerde statistieken).

Sommige van deze partners (Calendly, Notion, Plug&Pay, Google Analytics) zijn gevestigd buiten de Europese Unie of werken samen met partijen daarbuiten. Voor de doorgifte van gegevens hanteren deze partners de Standard Contractual Clauses (SCC’s) die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, in lijn met de GDPR.

9. Jouw rechten

Volgens de GDPR heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage in de gegevens die ik over jou bewaar.
• Recht op verbetering als bepaalde gegevens niet kloppen.
• Recht op verwijdering van gegevens, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht of het beroepsgeheim dat verhindert.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens.
• Recht om jouw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebeurt.
• Recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Voor het uitoefenen van jouw rechten kan je me mailen via charline@praktijkvibes.be. Ik antwoord binnen 30 dagen.

10. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, zoals:

• Sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar mogelijk.
• SSL-versleuteling van de website.
• Beperkte toegang: enkel ik heb toegang tot patiëntendossiers en gevoelige gegevens.
• Papieren dossiers worden bewaard in afgesloten archiefmappen op een beveiligde locatie.
• Regelmatige back-ups en updates van de gebruikte software.

11. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan aangepast worden, bijvoorbeeld als ik nieuwe tools begin te gebruiken of als de wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op www.praktijkvibes.be met vermelding van de datum van laatste wijziging.

---